ארגון של כל אירוע עשוי להיות מאתגר, במיוחד ככל שיש בו יותר אורחים וסוג האירוע הוא יותר חשוב ומשמעותי כמו בת מצווה למשל. המצב אפילו מאתגר יותר כאשר מדובר באירוע ראשון שאין לכם עדיין ניסיון בארגון והפקת אירועים ואתם לא יודעים מה לעשות קודם. סביר להניח שגם הורדה של צ'ק ליסט מוכן מהאינטרנט לא בדיוק תעזור לכם. הינה כמה טיפים ודברים שחשוב לדאוג להם לאירוע.
#1 – הגדירו את מטרות האירוע שלכם
הדבר הראשון שתצטרכו לעשות הוא להגדיר את מטרות האירוע. מה סוג האירוע, איזה קונספט עיצובי תרצו בו, כמה אורחים אתם צפויים להזמין, באיזו עיר או באיזה אזור אתם רוצים לקדם אותו, מה התקציב שלכם לקיום האירוע וכו'.
#2 – בחירת המקום המתאים
השלב הבא בארגון האירוע יהיה כמובן לבחור במקום מתאים. בחנו אם אתם רוצים גן/אולם אירועים, אירוע בטבע או כמובן לשכור מועדון בת מצווה כמו סולרו הבנוי ומעוצב במיוחד לאירועים מהסוג הזה. סולרו גם מציעים לכם חבילת הכולל כלול במקום אחד ובמחיר אטרקטיבי במיוחד.
#3 – רשימת המוזמנים ועיצוב הזמנות:
בשלב הראשון של ארגון האירוע נבחר גם תאריך ייעודי לעריכת האירוע, נתאם מול מועדון בת המצווה שבחרנו לערוך בו את האירוע (בשלב השני) ואז נגיע לשלב השלישי. השלב בו יש לנו מועד, יש מקום וניתן להכין את רשימת המוזמנים, את התוכן של ההזמנה וכמובן לעצב אותה ולשלוח אותה לאורחים.
#4 – קייטרינג ובחירת תפריט:
האוכל הוא חלק בלתי נפרד מכל אירוע בת מצווה והוא קריטי גם לאורחים שלכם, גם הצעירים וגם המבוגרים שיגיעו לאירוע. לכן, תצטרכו בשלב הזה לבחון את חברת הקייטרינג שתרצו לעבוד עמה (או לחילופין לקבל הכול במסגרת חבילת הכול כלול בסולרו) ולבחון את התפריט המוצע לכם לילדים ולמבוגרים במסגרת חבילת האירוח. קחו בחשבון העדפות תזונתיות מיוחדות של חלק מהאורחים כמו אלרגיות פוטנציאליות או אורחים צמחוניים.
#5 – עיצוב, אווירה ובידור:
השלב הבא יהיה כמובן לעסוק בתוכן האירוע ובעיצוב של המקום. בדקו לגבי סידורי בלונים ועיצוב המקום. אם תרצו קונספט מיוחד צריך לבדוק כיצד הוא ישתלב במקום. כמו כן תרצו לקחת בחשבון אילו אנשי מקצוע יהיו במקום: תקליטן, צלם ועוד. מה אתם מקבלים במסגרת חבילת האירוח ומה תצטרכו לדאוג לו בעצמכם. לבסוף, תרצו לדאוג לאטרקציות מלהיבות והפעלות לאורחים שלכם. לפרטים נוספים גם בנושא הזה תוכלו ליצור קשר ונשמח לעמוד לשירותכם.
