בכל הנוגע לאירועים גדולים כמו אירועי בת מצווה תכנון מוקדם הוא המפתח להצלחה של האירוע ולשביעות רצון האורחים שלכם. תכנון שכזה יאפשר לכם להיות יותר רגועים במהלך האירוע עצמו ובסמוך לו, לדאוג לכך שהאורחים יגיעו, למה תלבשו במהלך האירוע ובאופן כללי – כיצד תוכלו ליהנות ממנו ולהפיק את המירב. להלן צ'קליסט לתכנון בת מצווה שיעזור לכם בנושא.
#1 – מתי להתחיל לתכנן?
אירוע כמו בת מצווה כדאי יהיה להתחיל לתכנן לפני 3-6 חודשים מראש. תלוי בגודל האירוע, בדברים שצריך לתכנן ולסגור ועוד. בדרך כלל חצי שנה מראש זה המון זמן להתארגן בנחת לקראת האירוע. אם אתם שוכרים את סולרו מועדון בת מצווה במרכז, עם חבילת הכול כלול, הרי שתצטרכו פשוט לסגור את האירוע מספיק זמן מראש ולא תצטרכו לדאוג יותר מדי מעבר לכך.
#2 – בחירת קונספט לאירוע וכמובן מקום אירוח:
אז במידה ובחרתם לתכנן את האירוע בעצמכם, הגדרתם תקציב פחות או יותר, זה הזמן לבחור את המקום שיארח את האירוע שלכם. אתם רוצים לבחור במועדון בת מצווה שיהיה המקום האידיאלי לאירוע מסוג זה ולוודא שהוא יכול להכיל את כמות האורחים שאתם רוצים להזמין לאירוע שלכם. כמו כן, במידה ותרצו קונספט עיצובים מסוים, ודאו שהם יכולים לספק לכם אותו.
#3 – רשימת משימות:
כעת הורידו מהאינטרנט רשימה משימות מלאה שתצטרכו לבצע לקראת האירוע והתחילו לעבור עליה. בין הדברים הבולטים תצטרכו להכין רשימת מוזמנים, כמובן תאריך לאירוע ולבדוק שהמועדון שבחרתם פנוי בתאריך הזה, לתכנון את התוכן וההפעלות במהלך האירוע, האטרקציות המגיעות במקום והאטרקציות שאתם רוצים לשלב ועוד. כמובן שתרצו לדאוג גם לאנשי מקצוע כמו תקליטן, צלם, מפעיל וכמובן לאוכל במקום.
#4 – בחירת התפריט לאירוע:
באירוע כמו בת מצווה קהל היעד העיקרי הוא הקהל הצעיר, ולכן חשוב שהתפריט יותאם קודם כל אליו. בדרך כלל המבורגרים, נקניקיות, צ'יפס, טבעות בצל, סלטים, קינוחים וממתקים יחברו יחד את התפריט ודוכני המזון באירוע. כמובן שניתן לשלב מנות קייטרינג ואוכל אחר בהתאם לחברת הקייטרינג שתשכרו לאירוע. במועדון סולרו תזכו לחבילת הכול כלול הכוללת גם תפריט עשיר ומגוון לקהל הצעיר במהלך האירוע. כמו כן תוכלו להזמין גם מנות קייטרינג לקהל המבוגר יותר.
#5 – צילום האירוע:
הנצחת האירוע עם תמונות ווידיאו יהיו חלק חשוב ואפילו מרכזי באירוע שלכם. כך תבטיחו שהאירוע לא יישאר כזיכרון חד פעמי אלא תזכו לחיות אותו לנצח, כל עוד תרצו בכך ותשמרו על החומרים המצולמים כמובן. תוכלו לבחור צלם משלכם, לשלב עם אטרקציה של צילום מגנטים למשל או לוודא שהוא יכול לספק לכם גם צילום בווידיאו של האירוע. במסגרת חבילת הכול כלול של סולרו הצלם מגיע במסגרת החבילה.
