תכנון נכון של אירוע בת המצווה שלכם יאפשר לכם להיות בראש שקט ולהתנהל בצורה נכונה לקראת ובמהלך האירוע, תוך כדי שהאורחים שלכם יהיו מסופקים מהארגון המופתי וכמובן ממהלך האירוע כולו. תכנון מוקדם ונכון של האירוע יסייע לכם לנהל נכון את תקציב האירוע שלכם, לקבל החלטות מושכלות יותר שלא מונעות מלחץ וכמובן גם לוודא שהאירוע יכלול את כל מה שאתם רוצים וצריכים. אז איך נראה תכנון לו"ז אירוע מושלם? המשיכו לקרוא.
שלבי התכנון המקדימים שלפני האירוע:
בשלב הראשון אתם רוצים לוודא שאתם מתכננים נכון את האירוע. התכנון המוקדם צריך להתחיל לפחות חצי שנה לפני האירוע, לעתים אפילו מוקדם יותר. הסיבה לכך היא כיוון שצריך לסגור מקום בתאריך המבוקש ולאחר מכן, במצב רגיל, ליצור קשר עם חברות וספקים שונים (תקליטן, קייטרינג וכו') ולתאם איתם לאותם תאריכים. כך, כדי לוודא שכולם יהיו פנויים בתאריך הרצוי לכם, תרצו לסגור אותם מראש ככל האפשר. לשמחתכם, בסולרו – מועדון בת מצווה במרכז, תוכלו ליהנות מחבילת הכול כלול שחוסכת לכם את הצורך והזמן בכל ההתארגנויות המוקדמות. ובכל זאת, אם תרצו לארגן את האירוע בעצמכם כדי יהיה ליצור לוח זמנים מסודר שכולל את תאריך האירוע, בדיקת אנשי המקצוע והספקים השונים, תכנון האירוע עצמו מבחינת זמני הגעה, הסעות, כניסת כלת השמחה לאירוע, זמני הריקודים והאוכל ועוד.
מהכניסה ועד לריקודים – תכנון מהלך האירוע:
אז לאחר שבחרתם תאריך, אולם, רשימת מוזמנים והגדרתם תקציב, הגיע הזמן לתכנן את האירוע עצמו. האם אתם רוצים אירוע בוקר או ערב? אתם רוצים לוודא שטווחי השעות של האירוע מתאימים לקהל היעד העיקרי בו ואלו בני הנוער, חבריה של כלת השמחה.
האירוע עצמו יהיה בנוי מכמה חלקים עיקריים:
- קבלת קהל – רגע הכניסה לאירוע יכלול כשעה בדרך כלל. לעתים קצת פחות מכך. עוד לפני תחילת התוכנית האומנותית, אנו מאפשרים לכל האורחים להגיע בנחת לאירוע בשעה שביקשתם. יש לזכור כי חלק מגיעים ברכבים פרטיים ולאו דווקא בהסעה שארגנתם ולכן עשויים לאחר במקצת.
- הדרשה – כלת השמחה מקבלת בברכה את האורחים, קוראת את הדרשה שהכינה ובשלב הזה נציג גם את סרט בת המצווה על המסך הענק שלנו.
- אוכל – בשלב הזה האורחים כבר רעבים, במיוחד החבר'ה הצעירים. ניתן יהיה לאפשר להם להגיע אל הבופה לקחת אוכל, לאכול בנחת ולעבור לתוכנית האומנותית.
- תוכנית אומנותית – יש תוכניות אומנותיות המאפשרות לאורחים לשבת ולהמשיך לאכול תוך כדי המופע, ויש תוכניות המצריכות את שיתוף הפעולה שלה אורחים ולכן כדאי לתזמן אותם בהתאם.
- זמן ריקודים – לבסוף אתם רוצים לאפשר לאורחים שלכם לרקוד בחופשיות, לקחת חלק באטרקציות ופעילויות בתוך המתחם, להצטלם, לדבר, לצחוק וליהנות.
