בבואכם לתכנן אירוע גדול כמו בת מצווה אתם רוצים להיות בטוחים שאתם עושים כל מה שצריך שהנערה הצעירה שלכם תהיה שמחה ומאושרת ביום המיוחד שלה, ושהכול יתפקד כמו שעון שוויצרי. ארגון אירוע בסדר גודל כזה באופן פרטי, ללא ניסיון בארגון אירועים, עשוי לגרום לפערים בין הרצוי והמצוי שתגלו אותם רק בזמן האירוע. לכן חשוב לשים לב לטעויות הנפוצות הבאות.
#1 – בחירת המקום הלא נכון לאירוע שלכם:
אנו יודעים… יש מגוון שיקולים שצריך לקחת בחשבון בבחירת המקום לאירוע בת המצווה שלכם ומגוון מקומות שניתן לערוך בהם את האירוע: מהבית הפרטי, דרך שכירת אולם אירועים, בחירה בשטח פתוח או כמובן מועדון בת מצווה בראשון לציון כמו סולרו למשל. בחירת המקום הנכון צריכה לקחת בחשבון את ההתאמה לסוג האירוע, את העיצוב במקום וההתאמה שלו לקהל היעד הצעיר באירוע (שהוא קהל היעד העיקרי בו) וכמובן את המיקום שיהיה מספיק קרוב לכל האורחים ויאפשר הגעה נוחה.
#2 – הזמנת כמות אורחים לא מתאימה:
אנו מבינים את הרצון להפוך את האירוע ליוקרתי וגדול ככל האפשר. כמו כן, השיקולים בהזמנת האורחים יכולים להיות גם כלכליים. כך למשל אנשים נוטים לחשוב שאם יהיו יותר אורחים הם יוכלו להחזיר יותר מעלויות האירוע. צריך לקחת בחשבון ניהול נכון של רשימת האורחים שלכם, הן מבחינה כלכלית והן מבחינת ההתאמה למקום בו תבחרו. בסופו של דבר לכל מועדון או מתחם יש כמות אורחים מקסימלית שהוא יכול לארח ואתם לא רוצים שהמקום יראה ריק מצד אחד אך גם לא מפוצץ ולא נעים מצד שני.
#3 – לא דואגים לקהל המבוגר:
קהל היעד העיקרי באירועי בת מצווה הוא כמובן ילדים ובני נוער, חבריה ובני משפחה צעירים של כלת השמחה. עם זאת, באירועי בת מצווה רבים יש גם מבוגרים המתלווים לאירוע ולכן אתם רוצים לוודא שאתם שוכרים מועדון בת מצווה בשילוב מבוגרים, כלומר כזה שמספק אזורי ישיבה ואוכל המתאימים גם לקהל הבוגר.
#4 – לא לוקחים את הילדה בחשבון:
לילדה יש דעות, רגשות וחלומות משל עצמה והיא כבר מספיק בוגרת כדי להשתתף אתכם בתכנון בת המצווה. כמובן שלא תמיד אפשר להגשים את כל החלומות הפרועים של נערה בת 12, אך אתם ללא ספק צריכים להיות קשובים אליה ולערב אותה בתכנון האירוע.
#5 – להתפזר עם ספקים שונים:
מועדון בת מצווה כמו סולרו למשל מספק לכם חבילת אירוח הכול כלול. החבילה כוללת מאבטח, תקליטן, אוכל ושתייה, מערכות תאורה והגברה, אטרקציות, הסעות הלוך חזור ואינספור דברים אחרים שיחסכו לכם כאב ראש ועלויות רבות.
